Upphandling
Läs underlaget innan ni skriver anbudet
Siffra läser förfrågningsunderlaget — inte bara annonsen — och redovisar vad myndigheten kräver, ordagrant citerat med hänvisning till dokument och avsnitt. De krav som går att pröva mot ert eget bokslut prövas. Resten redovisas som oprövade, aldrig som godkända.
Tre saker vi tar fram ur underlaget
Annonsen säger vad som ska köpas. Underlaget säger vad ni måste klara, vad ni riskerar och hur ni jämförs. Det är där besluten ligger.
Villkoren, ordagrant
Varje fynd bär sitt citat och sin plats i dokumentet. Vi skriver aldrig om kravet till egna ord — en sammanfattning går inte att slå upp, och det är möjligheten att slå upp kravet som avgör om ni ska lägga en vecka på anbudet.
Där underlaget följer AMA AF skiljer vi kvalificeringskrav (AUB) från kontraktsvillkor (AUC). Den skillnaden avgör om ett certifikat måste finnas redan när anbudet lämnas, eller kan ordnas till avtalsstart eller under avtalstiden.
Motstridiga uppgifter
Samma sak står med två olika tal i två handlingar i samma paket — mängder, ytor, antal. Vi jämför sifferuppgifter mellan dokumenten och visar var de går isär.
Det är en fråga till beställaren före frågefristen, aldrig ett påstående om fel. Svaret går ut till alla anbudsgivare, så värdet ligger i att hitta den först.
Utvärderingstrappan
Utvärderingen är ofta en trappa: en tröskel ger en följd, i poäng eller i kronor. Vi läser trappan ur både löptext och kalkylblad — även ur dolda blad, där poängmodellen ibland ligger som en datavalideringslista.
Sedan räknar vi vad avståndet mellan trappans lägsta och högsta steg är värt. Är följden i kronor blir svaret kronor — hur mycket billigare den som ligger lägre måste vara för att hamna jämnt. Är den i poäng redovisas spannet i poäng, att väga mot priset i utvärderingsmodellen; någon omräkningskurs hittar vi aldrig på.
Har trappan ett steg där anbudet förkastas redovisas det för sig. En spärr är ingen prisfråga — där hjälper inget anbudspris.
Prövat mot ert eget bokslut
Vi har bolagens digitala årsredovisningar från Bolagsverkets öppna datamängder, hämtade och inlästa — inte bara länkade. Ett omsättningskrav i underlaget prövas därför direkt mot er senast redovisade omsättning, och kravet visas med citatet och er egen siffra bredvid varandra.
I dag är omsättningskrav den villkorstyp som prövas maskinellt. Referens-, erfarenhets- och certifieringskrav redovisas med citat och märks som oprövade.
Alla bolag har inte lämnat sin årsredovisning digitalt, och för dem finns ingen siffra att pröva mot. Då säger kortet just det — inte en uppskattning.
Vi håller isär ”uppfylls inte” och ”vet inte”. Den skillnaden får aldrig suddas ut — ett oprövat krav är inte ett godkänt krav.
Det som inte kan läsas redovisas som oläst
- Ett inskannat dokument utan textlager kan vi inte läsa. Det redovisas som oläst i stället för att tyst utelämnas — oläst är inte kravfritt.
- Ett förfrågningsunderlag ligger ofta som en zip inuti en zip. Båda vecklas ut, och en trasig inre fil redovisas, aldrig döljs.
- Kalkylbladen läses helt, även dolda blad. Det är där poängmodellen brukar ligga.
- Täckningen mäts mot en oberoende läsning av samma paket. Luckorna vi hittar är uppmätta, inte gissade.
Så ser ett go/no-go-kort ut
Exemplet nedan är fingerat. Bolaget, myndigheten, siffrorna och citaten är påhittade och beskriver ingen verklig upphandling och inget verkligt bolag. Det som kortet visar är formen: varje rad redovisar varifrån uppgiften kommer och om den är prövad.
Ramavtal mark- och anläggningsarbeten
Delkontrakt
öppna dataUpphandlingen är delad i fyra delkontrakt med egna värden — anbud lämnas per del, inte på helheten. Del 3 (uppskattat värde 3,8 mkr) ligger under halva er årsomsättning; del 1 (26 mkr) ligger över hela.
Finansiell kapacitet
ert bokslutSenaste digitala årsredovisning: omsättning 11,4 mkr, soliditet 38 procent. Siffrorna är inlästa ur den inlämnade årsredovisningen, inte uppskattade. Finns ingen digital årsredovisning, säger kortet det i klartext, och kapaciteten går då inte att styrka ur öppna data.
Villkor i underlaget
ur underlagetOmsättningskrav
Anbudsgivaren ska ha en årsomsättning om minst 8 000 000 SEK under det senast avslutade räkenskapsåret.
Prövat mot ert bokslut: 11,4 mkr mot kravets 8 mkr. Administrativa föreskrifter, AUB.622.
Certifiering
Anbudsgivaren ska senast vid avtalsstart ha ett kvalitetsledningssystem certifierat enligt ISO 9001, eller egna dokumenterade rutiner som ger motsvarande styrning.
Kravet står under AUC — kontraktsvillkor, inte kvalificeringskrav. Det ska alltså vara uppfyllt vid avtalsstart, inte vid anbudstillfället, och egna rutiner anges som likvärdigt alternativ. Administrativa föreskrifter, AUC.2321.
Referenskrav
Anbudsgivaren ska redovisa minst 3 referensuppdrag av motsvarande omfattning utförda under de senaste fem åren.
Redovisas med citat. Om era uppdrag räknas som jämförbara avgörs av underlagets ordval och prövas inte maskinellt. Administrativa föreskrifter, AUB.622.
Vite
Vid försenad slutbesiktning utgår vite med 3 000 SEK per vecka, dock högst 90 000 SEK per kontraktsår.
Flaggat för att det finns. Om nivån är rimlig för er är en affärsbedömning och en juridisk läsning — ingendera görs här. Administrativa föreskrifter, AUC.46.
Motstridiga uppgifter
ur underlagetSamma yta, två tal
Administrativa föreskrifter: ”Den yta som ska beläggas omfattar 12 000 kvadratmeter.”
Bilaga 3, mängdförteckning: ”Total yta som ska beläggas omfattar 9 500 kvadratmeter.”
Två handlingar i samma paket anger olika mängd för samma yta. Kortet ställer dem bredvid varandra och lämnar frågan till er: den ska till beställaren, före frågefristen.
Utvärderingstrappa
ur underlaget| Egen maskinpark | Följd | Avdrag kr/tim |
|---|---|---|
| Färre än 3 fordon | Anbudet förkastas | — |
| 3 – 8 fordon | Avdrag på utvärderat timpris | 200 |
| Fler än 8 fordon | Avdrag på utvärderat timpris | 500 |
De två avdragsstegen ligger 300 kronor i timmen isär. Den som når mellansteget måste alltså lämna 300 kronor lägre timpris än den som får det största avdraget, bara för att gå jämnt ut. Första raden är ingen prisfråga utan en spärr: under tre fordon förkastas anbudet oavsett pris.
Trappor läses lika gärna ur löptext som ur ett kalkylblad — även ur dolda blad, där modellen ofta ligger som datavalideringslista. Är följden i poäng i stället för kronor redovisas spannet i poäng; någon omräkningskurs till pris hittar vi aldrig på.
Fingerat exempel — ingen verklig upphandling, inget verkligt bolag. Så här läses kortet: beslutsstöd, inte beslut. Det eliminerar det omöjliga och lämnar resten till er. Villkor märkta ”ej prövat” är okontrollerade — aldrig godkända. Flaggning av viten och avtalsvillkor är inte juridisk rådgivning.
Var underlaget kommer ifrån
Det spelar ingen roll vilken väg paketet tagit. Ett paket som hämtats från en annonsdatabas och ett paket som myndigheten mejlat ser likadana ut när de öppnas.
Öppet publicerat
Ligger dokumenten fritt nedladdningsbara, hämtar vi dem själva. Ingen behöver göra något extra.
Skickat av myndigheten
En upphandlande myndighet kan lägga vår adress i samma utskick som redan går till andra mottagare. Sidan för myndigheter beskriver hur.
Hämtat av er
Har ni redan tillgång till underlaget, läses ert eget paket in. Zip, PDF, kalkylblad och Word.
Under uppbyggnad: ett löpande bevakningsflöde med aviseringar per CPV-kod och region är inte driftsatt. Det som fungerar i dag är läsningen av ett underlag och kortet som faller ut ur det.
Anmäl intresse
Tjänsten byggs kundvis medan den mognar. Skriv gärna vilken bransch ni arbetar i, ungefär hur stora ni är och vilka myndigheter ni brukar lämna anbud till, så återkommer vi med vad vi kan läsa åt er i dag — och vad vi inte kan.